Zelf enquêtes maken met Google Docs

Online enquêtes kunnen een prima middel zijn om te ontdekken wie je bezoekers zijn maar vooral hoe zij je website beleven.  Het (laten) maken van online enquêtes is echter vaak tijdrovend en dus kostbaar. Dat kan dus een reden zijn om het niet te doen. Maar daar is verandering in gekomen met de komst van Google Docs formulieren. Met deze module die een aanvulling vormt op de Google Docs Spreadsheet software kun je eenvoudig, én gratis, zelf enquêtes maken en publiceren. In dit artikel leg ik stap voor stap uit hoe dat werkt.

Stap 1 – inloggen bij Google

Voor alle tools en diensten van Google heb je een Google account nodig. Zo ook voor Google Docs. Surf naar docs.google.com en maak een nieuw account of meld je aan met je bestaande Google Account. Dit scherm is nog in het Engels, maar de Google Docs formulieren module kun je gewoon in het Nederlands gebruiken.

Stap 2 – nieuw formulier aanmaken

Eenmaal aangemeld begin je, mits je via Google Docs bent gekomen, met je persoonlijke documenten overzicht van Google docs. Links in het menu kun je onder de knop “Nieuw” kiezen voor “Formulier”. Klik deze aan en je begint direct met een nieuw leeg formulier.

De software bestaat uit 3 delen: 1) de hoofdnavigatie, 2) de enquête en 3) de ‘footer’ met een link naar het enquête formulier. De software blijft asynchroon (ajax) updaten tijdens het bewerken. De link onderop in de footer toont dus altijd een actueel voorbeeld.

Stap 3 – vragen toevoegen

Het toevoegen van vragen is een koud kunstje. Kies linksboven onder “Item toevoegen” voor een van de mogelijke formulier elementen. Let daarbij op dat je de juiste elementen kiest. De ‘meerkeuze’ optie wordt ingevuld met radio-buttons. Dat zijn exclusieve keuzeopties, er is daarbij slechts één antwoord mogelijk. Met ‘selectievakjes’ bedoelt Google checkboxen (of aanvink/aankruis hokjes). Dit zijn werkelijk de meerkeuze antwoordmogelijkheden. Kies deze dus als er meer dan één antwoord mogelijk is.

De  ‘Kiezen uit een lijst’ antwoordoptie laat een selectielijst (dropdownlist) zien. Net als de radio-button is er slechts één antwoord mogelijk. Vanuit usability perspectief raad ik echter af om deze antwoord mogelijkheid te gebruiken. Het is immers niet mogelijk om de antwoorden te zien vóórdat de gebruiker zelf een actie heeft gedaan, namelijk het klikken op de pijl om de selectie lijst uit te klappen. Bij radio-buttons zijn alle antwoord mogelijkheden gewoon zichtbaar, een stuk gebruiksvriendelijker.

Het is na het toevoegen van een vraag gewoon nog mogelijk om deze te bewerken of te verwijderen. Ook kun je een vraag kopiëren wat handig kan zijn wanneer je veel dezelfde soorten vragen wilt stellen maar alleen een parameter in de vraag laat veranderen. Overigens kun je de volgorde van de vragen bepalen door de vragen te slepen. Een kader geeft aan waar de vraag terecht komt bij loslaten van de muisknop.

Stap 4 – vormgeving

Als je alle vragen en antwoordmogelijkheden voor je enquête hebt ingevoerd kun je ervoor kiezen om de enquête een andere vormgeving te geven. Ik ga er vanuit dat je de enquête binnen, of gekoppeld aan, een bestaande website wilt laten zien. Het is dan wel zo prettig als de vormgeving min of meer aan sluit bij die website. Er zijn gelukkig 70 verschillende templates beschikbaar. Helaas niet allemaal even professioneel en zakelijk, maar er is in ieder geval meer keuze dan ‘wit’.

Stap 5 – enquête publiceren

Nadat je de enquête volledig hebt afgerond en de vormgeving hebt bepaald kun je de enquête gaan publiceren. Wellicht wil je eerst nog de tekst bewerken die je bezoekers te zien krijgen wanneer ze een enquête hebben verstuurd. De tekst daarvoor kun je onder de knop ‘Meer acties’ aanpassen bij ‘Bevestiging bewerken’.

Helaas kun je hier geen HTML invoeren dus een link terug naar je website of knop om een venster te sluiten is niet mogelijk. Houd hier rekening mee wanneer je gaat implementeren. Het zou niet handig zijn als een bezoeker van je website eindigt in het ‘Bedankt!’ scherm van de enquêtes en vervolgens je website volledig kwijt is.

Wanneer je een publiekelijke enquête hebt (waarschijnlijk niet) vink je de checkbox aan. Iedereen kan dan vanuit het bevestiging scherm de resultaten van de enquête tot dan toe bekijken. Houd je die gegevens liever voor jezelf, vink dan vooral de checkbox niet aan!

De software biedt de mogelijkheid om de enquête per email te versturen.  Als je per email wilt publiceren, dan raad ik je aan eerst eens een email aan jezelf te sturen om te controleren of je je wel kunt vinden in de email die Google verzend. Persoonlijk vind ik die nogal technisch en beknopt. Daarnaast heb ik nog geen email ontvangen waarin de enquête ook daadwerkelijk is opgenomen terwijl dit toch echt de bedoeling is van het verzenden inclusief formulier. Je kunt de link naar de enquête (die staat in de footer!) ook opnemen in een bericht dat je zelf schrijft. Dan kun je het doel van de enquête ook beter uitleggen en daarnaast wekt een email verzonden uit jouw eigen naam (in plaats van een emailadres) meer vertrouwen.

Onder de knop ‘Meer acties” vind je bij ‘invoegen’ de HTML code om de enquête te publiceren binnen een iframe op een bestaande website. Andere mogelijkheden zijn het opnemen van een reguliere hyperlink naar de enquête met een target=’_blank’ attribuut of het openen van de enquête in een popup venster. Wat je ook kiest, kies er in ieder geval niet voor om de enquête over je site heen te laten (hyperlink zonder _blank target) omdat de bevestiging pagina geen mogelijkheid biedt om terug te keren naar je site.

Stap 6 – resultaten bekijken

Via je eigen Google Docs account kun je te allen tijde inzage hebben in de resultaten van je enquête. Je kunt de resultaten opvragen in een overzicht. Dit overzicht toont per vraag de gegeven antwoorden. Bij keuze vragen worden ook taartdiagrammen getoond met daarin de procentuele verdeling.

Dit overzicht biedt direct een mooie en bruikbare rapportage maar het is ook mogelijk om de resultaten in  de Spreadsheet software van Google Docs te laden. Vanuit daar is het dan mogelijk om de resultaten te exporteren naar diverse andere formaten, waaronder Microsoft Excel.

Voorbeeld

Om direct een voorbeeld te krijgen van de mogelijkheden van een enquête en hoe het eindresultaat er uit zou kunnen zien, hier een link naar een werkende enquête. Als je deze invult dan kun je daarna ook direct zelf de resultaten bekijken.

Klik hier voor de test enquête behorende bij dit artikel

Conclusie

De formulieren uitbreiding van Google Docs biedt goede mogelijkheden om zelf een enquête te publiceren. Er zijn echter ook wat kanttekeningen. Het is niet bijvoorbeeld mogelijk om logica in te bouwen. Dat wil zeggen, je kunt de vragen niet aanpassen aan eerder gegeven antwoorden. Ook een vraag overslaan als er een bepaald antwoord is gegeven op een eerdere vraag is niet mogelijk. Bij complexe, uitgebreide enquêtes is dat soms echter wel wenselijk. Ook kun je niet zelf de vormgeving bepalen. Alhoewel er 70 templates beschikbaar zijn, zijn de meeste daarvan nogal kinderachtig en niet geschikt voor zakelijk gebruik. Ook vervelend is dat de software niet consequent in het Nederlands is. De bezoeker kan dus zomaar een Engelstalige foutmelding in beeld krijgen wanneer een verplicht veld niet is ingevuld. Dit lijkt op een fout in de software en de kans is dus groot dat Google dit binnenkort oplost. Al met al is het verkrijgen van feedback van de bezoekers van je website technisch gezien een stuk eenvoudiger en goedkoper (lees: gratis) geworden.